SOP Bukti Administrasi Transaksi

 SOP administrasi transaksi adalah standar operasional prosedur yang perlu dipatuhi dan dilakukan oleh semua jenis transaksi.

SOP administrasi transaksi adalah sebagai berikut : 

SOP pembelian tunai

Kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh barang dan jasa, caranya dengan memberikan balas jasa seperti uang yang jumlahnya sama dengan barang dan jasa yang diperoleh.

Berikut SOP untuk menangani pembelian tunai :

• Ada bukti permintaan dari bagian penjualan atau produksi dengan membawa surat permintaan.
• Melakukan survei pasar dengan mengirimkan beberapa surat penawaran order ke beberapa perusahaan, bertujuan untuk memperoleh kualitas dan harga barang yang terbaik.
• Jika suatu perusahaan ingin menjadi supplier harus memastikan dulu kalau perusahaan tersebut mampu untuk menyediakan pasokan barang secara rutin.
• Sebelum memutuskan apakah supplier tersebut bisa memberi keuntungan, ada baiknya pembeli melakukan pertimbangkan dulu mulai dari kualitas, harga sampai pelayanan penjual.
• Direktur utama perusahaan dan kepala bagian pembelian adalah orang yang bertanggung jawab untuk menandatangani surat pesanan.
• Harus membuat perjanjian yang bertujuan untuk memberi perlindungan kepada barang yang dibeli seperti retur barang, garansi dan lainnya.
• Pemeriksaan barang harus dilakukan oleh ahlinya untuk melihat apakah barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan atau belum.

Kalau sudah sesuai bisa masuk ke gudang, tapi kalau belum lebih baik barangnya dikembalikan ke penjual dengan dengan melampirkan nota hasil pemeriksaan.

• Membayar uang sesuai dengan jumlah transaksinya dan mengikuti prosedur pengeluaran uang atau kas.

2. SOP penjualan tunai

SOP penjualan tunai adalah penjualan yang mengatasi atau terbebas dari resiko kerugian karena ada beberapa barang yang tidak terbayar.

Berikut SOP penjualan tunai yang perlu diketahui :

• Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan atau order dari calon pembeli.
• Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen atau catatan kesepakatan sementara.
• Membuat dan menandatangani surat perjanjian sebagai bukti telah dibuatnya surat perjanjian.
• Faktur dibuat dengan format yang benar, bikin beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi dan diperiksa ulang secara teliti, agar tidak ada kesalahan yang bikin perusahaan atau konsumen jadi rugi.
• Sebelum barang dagangan dijual harus diperiksa ulang, apakah barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan atau belum, ada barang yang cacat atau tidak. Kalau ada kerusakan lebih baik kembalikan ke gudang, kalau tidak ada barang bisa langsung kirim ke pembeli.
• Invoice harus dicocokan antara yang asli dan rangkap, kalau cocok terima pembayaran barang tersebut, lalu periksa kembali dengan teliti uang tunai yang dibayarkan.
• Buat bukti penerimaan uang berupa kuitansi dan sesuaikan dengan sejumlah uang yang telah diterima.
• Kirim barang secepat mungkin setelah dikemas, agar mendapatkan penilaian baik dari konsumen berupa pelayanan yang terbaik.

3. SOP penjualan kredit

SOP penjualan kredit adalah suatu kondisi dimana pembayaran barang akan ditangguhkan beberapa waktu sesuai perjanjian penjualan.

Berikut hal-hal yang ada di SOP penjualan kredit untuk administrasi transaksi adalah :

• Buat surat permintaan order dari pembeli sebagai bukti permintaan dari pelanggan.
• Buat catatan berupa notulen hasil pertemuan sebagai bukti negosiasi.
• Calon pembeli yang membuat aplikasi kredit.
• Formulir pada aplikasi kredit harus diperiksa, apakah sudah sesuai dengan semua bukti yang diperlukan.
• Melakukan survei pada calon pelanggan, lalu dibuktikan pakai formulir survei yang telah terisi lengkap dengan data diri pelanggan.
• Otorisasi adalah proses menandatangani formulir aplikasi kredit sebagai bukti persetujuan dari manajer di bagian kredit.
• Surat perjanjian harus dibuat berdasarkan standar perusahaan, dan membuat invoice atau faktur.

4. SOP penerimaan kas atau uang

• Penerimaan uang tunai biasanya dimulai dari transaksi yang menyebabkan penerimaan uang. Transaksi yang dimaskud adalah pembayaran piutang, penjualan tunai, penerimaan dan lainnya.
• Saat bagian penjualan mengeluarkan bukti transaksi, bukti tersebut harus dicek kembali dengan teliti dan lihat apakah sudah cocok dengan rangkapnya atau belum.
• Perhitungan jumlah transaksi harus benar, dan uang yang diterima harus diperiksa dengan benar.
• Bukti transaksi penerimaan uang kas dibuat seperti kuitansi.

5. SOP administrasi uang kas

• Biasanya pengeluaran uang perusahaan dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran biaya sampai pembayaran utang.
• Bukti pembelian yang ada di supplier harus dicocokan dengan rangkapnya, kalau cocok ambil bukti pengeluaran uang seperti bank atau tunai, lalu bukti pengeluaran bank anak ditandatangani oleh supplier.
• Bukti transaksi berupa bukti pengeluaran bank atau kuitansi yang sudah ditandatangani supplier harus diterima dan disimpan dengan baik.